Registre des demandes d'exercice de droits (RGPD)

Définition

Le registre des demandes d'exercice de droits est l'outil de suivi interne qu'une organisation met en place, sans que le RGPD ne l'impose formellement en tant que tel, pour consigner et tracer l'ensemble des sollicitations reçues de la part des personnes concernées souhaitant exercer leurs droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité, d'opposition ou relatives aux décisions automatisées. Sa tenue permet de démontrer, en cas de contrôle par l'autorité compétente, que l'organisation traite ces demandes dans les délais impartis par le règlement, généralement un mois, éventuellement prorogeable de deux mois supplémentaires en cas de demande complexe ou de nombre élevé de sollicitations, à condition d'en informer la personne dans le délai initial. Ce registre doit consigner, pour chaque demande, la date de réception, la nature du droit exercé, l'identité vérifiée du demandeur, la réponse apportée et la date de clôture, permettant ainsi d'identifier d'éventuels retards systémiques ou des difficultés récurrentes dans le traitement de certains types de demandes. Il constitue également un outil précieux pour détecter des tendances révélatrices, comme un afflux soudain de demandes d'effacement à la suite d'une actualité négative concernant l'organisation, ou pour objectiver la charge de travail générée par cette obligation auprès de la direction, dans un contexte où le volume de demandes tend à augmenter avec la sensibilisation croissante du public à ses droits.